Almera – Information Management

Aviso de Privacidad

 

Almera Information Management S.A.S con NIT 900.156.470-3, ubicada en la Carrera 23 C # 62-72 Oficina 1006 de la ciudad de Manizales, con correo info@almeraim.com, en cumplimiento de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen; informa a todos los clientes, colaboradores, proveedores, y cualquier tercero interesado; que cumplimos con las exigencias especiales para la protección de datos personales de menores de edad (niños, niñas y adolescentes) y de los adultos que suministran sus datos personales para su uso previsto; preservando su protección, conservación y garantizando su uso responsable y seguro, procurando proteger el derecho a la privacidad y protección de su información personal y toda aquella que nos suministró a través de nuestros formatos y demás medios que fueron empleados.

TRATAMIENTO DE DATOS

Almera Information Management S.A.S., actuando en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, emplea la información suministrada para el adecuado desarrollo de sus actividades, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros. Por ello, Almera Information Management S.A.S. recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos personales correspondientes a personas con quienes tiene o ha tenido relación, tales como clientes, trabajadores, proveedores y demás que la organización adquiera por la naturaleza de sus actividades. Adicionalmente, el SGI y sus aplicaciones móviles podrán captar información o datos sensibles y personales de los usuarios que incluyen, sin limitarse a ello, información de identificación personal, autenticación, IPs, datos relacionados con la ubicación del dispositivo o geolocalización, mensajes SMS, información de WhatsApp, permisos sobre el micrófono y cámara, almacenamiento de datos y archivos, y otros datos sensibles relacionados con el uso o el dispositivo, de acuerdo con las características de los módulos y las necesidades específicas del cliente.

FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales recolectados por ALMERA son incluidos en bases de datos organizadas, a las cuales tiene acceso el personal autorizado de la empresa, únicamente en ejercicio de sus funciones, advirtiendo que en ningún caso está autorizado el tratamiento de la información para fines diferentes a los siguientes:

Datos personales de empleados: estos datos son utilizados para realizar las siguientes actividades:

• Corroborar la información suministrada al cargo que se requiere contratar.
• Conocer el entorno personal, familiar y social, como un paso dentro del proceso de selección.
• Afiliaciones de ARL, salud y pensión.
• Pago de nómina.
• Notificar información acerca de labor.
• Realizar seguimiento al desempeño.
• Gestión de recursos humanos.
• Seguimiento a actividades y participación en comités.
• Pago de obligaciones adquiridas con la empresa ALMERA.
• Cualquier otra actividad de acuerdo con el objeto social de la empresa.

Datos personales de clientes: estos datos son utilizados para realizar las siguientes actividades:

• Seguimiento del cliente.
• Elaboración de soportes contables y documentación requerida para el suministro del servicio.
• Envío de comunicaciones informativas vía física, verbal o electrónica.
• Elaboración de facturación por servicios prestados.
• Cualquier otra actividad de acuerdo con el objeto social de la empresa.

Datos personales de proveedores: estos datos son utilizados para realizar las siguientes actividades:

• Compra o contratación de bienes y servicios requeridos por la organización.
• Pagos y transferencias de dinero.
• Comunicación con el proveedor.
• Referenciar en el mercado.
• Creación de terceros en el sistema de información y sistemas de gestión.
• Cualquier otra actividad de acuerdo con el objeto social de la empresa.

Datos personales de socios: estos datos son utilizados para realizar las siguientes actividades:

• Creación de los socios en los sistemas de información.
• Transferencias de dinero.
• Comunicación con el socio.
• Cualquier otra actividad que esté relacionada estrictamente con la naturaleza de la empresa.

Tiempo de retención

El tiempo de retención será de 20 años contados a partir de la finalización de la relación contractual o comercial.

FORMA DE RECOLECTAR LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales recolectados por ALMERA se hacen a través de los siguientes mecanismos:

Datos personales de empleados:

• A través de las hojas de vida de los candidatos o empleados.
• A través de convenios de práctica.
• A través del contrato de trabajo.
• A través de la firma de acuerdos de confidencialidad y autorización de tratamiento de datos personales.
• A través de ofertas laborales.
• En el desarrollo de entrevistas de trabajo.
• Mediante formatos de afiliación a la EPS, ARL, AFP, Cajas de compensación, etc.
• Mediante de autorización de IP para el uso de aplicaciones institucionales y conexiones a VPN.

Datos personales de clientes:

• Mediante el intercambio de correos electrónicos.
• A través del acceso a páginas Web de la compañía.
• A través de llamadas telefónicas.
• Mediante eventos realizados o asistencia a ferias empresariales.
• Mediante las transmisión o transferencia por parte de Aliados estratégicos.
• Mediante acercamientos comerciales.
• A través de referenciaciones con otras instituciones.
• A través de la firma de contratos.
• Mediante aplicaciones móviles.

Datos personales de proveedores:

• Compra o contratación de bienes y servicios requeridos por la organización.
• Pagos y transferencias de dinero.
• Comunicación con el proveedor.
• Creación de terceros en el sistema de información y sistemas de gestión.
• Firmas de contratos marco y órdenes de servicio.
• A través de la firma de acuerdos de confidencialidad y autorización de tratamiento de datos personales.
• Referenciaciones.
• Cualquier otra actividad de acuerdo con el objeto social de la empresa.

Datos personales de socios:

• Transferencias de dinero.
• Comunicación con el socio.
• Cualquier otra actividad que esté relacionada estrictamente con la naturaleza de la empresa.

AVISO DE PRIVACIDAD PARA APLICACIONES MÓVILES

Almera Information Management S.A.S., en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, informa que sus aplicaciones móviles recolectan, utilizan y almacenan información personal de los usuarios, incluyendo nombres, género, documento de identificación, fecha de nacimiento, edad, información física de contacto (como número de teléfono, domicilio y dirección de correo electrónico), así como datos sensibles, recolectando solo lo estrictamente necesario para cumplir con las funcionalidades de la aplicación.

Geolocalización y Seguimiento en Segundo Plano

La aplicación recopila datos de ubicación en tiempo real, incluso cuando está cerrada o en segundo plano, para funciones de rastreo y monitoreo continuo.

Estos datos son utilizados para:

• Verificar el modo de transporte (a pie o en vehículo).
• Garantizar la asignación y cumplimiento eficiente de rutas.
• Ofrecer reportes de desplazamiento y garantizar la seguridad en el transporte.

Notificación: El usuario recibirá una notificación clara y deberá otorgar su consentimiento explícito antes de habilitar esta función.

Opcionalidad: Si decides no habilitar la ubicación, es posible que algunas funcionalidades (como rastreo en tiempo real) no estén disponibles.

Captura de Audio, Video y Acceso a Archivos

La aplicación puede acceder al micrófono y la cámara para funciones específicas como:

• Registro audiovisual de actividades relacionadas con el servicio contratado.
• Validación de información en tiempo real.

También puede acceder a archivos almacenados en el dispositivo (imágenes o documentos) únicamente para fines relacionados con:

• Evidencia documental de actividades realizadas.
• Cumplimiento de requerimientos específicos del cliente.

Notificación: Antes de habilitar el acceso, se mostrará un cuadro de diálogo especificando por qué se necesita el permiso y cómo se utilizarán los datos.

Opcionalidad: Si no permites acceso al micrófono o la cámara, no podrás usar funciones como grabación de notas o validación visual.

Registro y Manejo de Datos Personales

La aplicación recolecta información ingresada en formularios por los usuarios, como nombre, identificación y datos de contacto, para:

• Autenticación y acceso seguro a las funcionalidades.
• Gestión administrativa de los servicios contratados.

Los datos serán almacenados de manera segura y utilizados únicamente para los fines establecidos.

Almacenamiento seguro: Los datos serán procesados en plataformas seguras y eliminados una vez cumplido el tiempo establecido para su retención.

Almacenamiento y Procesamiento de Datos

Toda la información recolectada será procesada y almacenada en plataformas seguras.

La información recopilada será compartida únicamente con terceros autorizados (por ejemplo, proveedores de servicios de almacenamiento), en estricto cumplimiento de las leyes de privacidad vigentes, en el marco de las actividades necesarias para cumplir con los servicios contratados.

Consentimiento y uso de permisos:

Antes de acceder a datos personales, la aplicación solicitará el permiso explícito del usuario a través de un cuadro de diálogo claro y destacado, que especificará qué datos serán recolectados, para qué propósito, y si se utilizarán en segundo plano. En cualquier momento los usuarios podrán otorgar o revocar los permisos desde la configuración de la aplicación.

• Permitir que esta aplicación acceda a tu ubicación incluso cuando no está en uso para garantizar el monitoreo continuo y la seguridad de tus desplazamientos.
• Permitir que esta aplicación acceda al micrófono para grabar notas de audio o realizar validaciones en tiempo real relacionadas con los servicios contratados.
• Permitir que esta aplicación acceda a la cámara para capturar imágenes o videos necesarios para el registro de actividades o la validación de datos.
• Permitir que esta aplicación acceda a los archivos de tu dispositivo para cargar documentos o imágenes necesarios para la evidencia documental de tus actividades.
• Permitir que esta aplicación guarde datos en tu dispositivo para garantizar que la información esté disponible sin conexión y mejorar tu experiencia de uso.
• Permitir que la aplicación acceda a tu actividad física con el fin de validar si te estás desplazando a pie o en vehículo, y así garantizar el monitoreo preciso.

El usuario podrá modificar o revocar los permisos otorgados a esta aplicación en cualquier momento desde la configuración de tu dispositivo o dentro de la misma aplicación.

Uso seguro y responsable:

Almera Information Management S.A.S. se compromete a utilizar los datos recopilados únicamente para los fines especificados y en conformidad con las leyes y normativas de privacidad vigentes.

Garantizamos la confidencialidad y seguridad de la información recopilada, así como su manejo responsable.

DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONAS

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.

c) Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la superintendencia de industria y comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la superintendencia de industria y comercio haya determinado que, en el tratamiento, el responsable o encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la constitución.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento de conformidad con el artículo 2.2.2.25.4.1 del decreto 1074 de 2015. El ejercicio de los derechos antes mencionados podrá ser ejercidos por:

a. El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.

b. Sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

c. El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

d. Estipulación a favor de otro o para otro.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Responsable: Almera Information Management S.A.S
NIT: 900.156.470-3
Domicilio: Manizales, Caldas
Dirección: Carrera 23 C # 62-72 Oficina 1006
Correo Electrónico: info@almeraim.com
Formulario para la Solicitud para el acceso, actualización, rectificación y eliminación de datos personales

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Antes de proceder con el tratamiento de los datos personales, ALMERA se compromete a obtener el consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos. Este consentimiento se solicitará claramente destacando los siguientes aspectos:

La autorización se puede recoger a través de diferentes medios, como formularios en papel, correos electrónicos, formularios web, o cualquier otro método que permita garantizar su registro y conservación para eventual verificación. Se asegurará de que el titular de los datos tenga acceso a la política de tratamiento de la información o el aviso de privacidad y entienda completamente el alcance del consentimiento que otorga. Así mismo en caso de que se requiera se indicará al titular que tiene la opción de no otorgar su autorización para el tratamiento de sus datos personales en los casos en que no sea un requisito legal o contractual. También Se facilitará al titular el procedimiento para retirar su consentimiento, lo cual no afectará la legalidad del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retiro.

ALMERA mantendrá un registro de las autorizaciones otorgadas por los titulares de los datos para demostrar su cumplimiento con la ley y facilitar el ejercicio de los derechos de los titulares.

REGISTRO DE ACTIVIDADES Y AVISO DE PRIVACIDAD

ALMERA mantiene un registro de todas las solicitudes y acciones realizadas por los titulares de los datos, así como los procedimientos de respuesta correspondientes.

Este registro se conservará de forma segura y se tratará como información confidencial. Solo personal autorizado con obligaciones de confidencialidad podrá acceder a este registro, y se utilizará únicamente para fines de verificación de cumplimiento legal, seguridad de la información, y para facilitar el ejercicio de los derechos de los titulares de los datos.

Aviso de Privacidad: Almera Information Management S.A.S. se compromete a mantener un Aviso de Privacidad completo y actualizado, disponible para los titulares de los datos personales. Este aviso proporcionará información transparente sobre las prácticas de tratamiento de datos de la empresa, incluyendo:

Identidad y datos de contacto del responsable del Tratamiento y del Encargado del Tratamiento.

Finalidades del tratamiento de datos y base legal para el mismo.

Descripción de los derechos de los titulares de los datos y cómo ejercerlos.

Información sobre transferencias de datos a terceros países o entidades internacionales, en su caso.

Plazos de conservación de los datos personales.

El Aviso de Privacidad estará accesible en la página web de la empresa, en oficinas y en cualquier lugar donde se realice la recolección de datos personales. Se proporcionarán copias del Aviso de Privacidad a los titulares de los datos a petición y sin costo alguno. La empresa se asegurará de que el Aviso de Privacidad sea fácilmente accesible y comprensible para los titulares de los datos.